Den ultimative guide til design møder
Den grundlæggende ide om et møde er simpelt: det er, når to eller flere mennesker mødes for at diskutere et eller flere emner. Det kan være i en formel eller uformel ramme. Det kan være blandt mennesker inden for en organisation eller mellem mennesker i mere end én organisation.
Konceptet for mødet er gammelt. På deres mest grundlæggende niveau afholdes der møder for at bringe folk sammen til at tale om ting. Der kan være gode grunde til at have møder og dårlige grunde til at have møder, som vi begge vil diskutere.
Der er også forskellige slags møder, hvoraf nogle er iboende mere produktive end andre.
Hvornår skal de have dem?
Der er nogle gode grunde til at have møder. Der er mange gange, hvor et møde er den bedste måde at få noget på.
Salgs- og klientmøder er en tydelig tid, når møder er nødvendige. Derudover er der dog andre gode grunde til møder:
- Brainstorming sessioner : Disse er ofte meget lettere at gøre ansigt til ansigt, selvom det næsten betyder.
- At opbygge støtte til en beslutning : Selvom møder til at træffe beslutninger ofte er tidskrævende, er møder til at opbygge støtte, når en beslutning er truffet, nogle gange en god ide.
- At dække noget vigtigt : Nogle gange er et lille møde en god måde at dække noget vigtigt med en nøgleperson. Dette kan især være tilfældet, hvis de vigtige nyheder ikke er særlig positive. Face-to-face interaktion er ofte en meget bedre måde at bryde dårlige nyheder på end noget upersonligt som en email.
Hvornår skal man springe over dem
Møder er ofte utroligt ineffektive måder at kommunikere med medarbejdere, teammedlemmer og endda klienter på. De kan afbryde arbejdsdagen på måder, der er meget skadelige for produktiviteten. De kan tage væsentligt længere tid end planlagt. Og mange gange fører de ikke til nogen form for produktiv konklusion.
Hvis der ikke er en god grund til at have et møde i stedet for andre former for kommunikation, så er det bedre at undersøge andre muligheder for at opnå det resultat, du håbede på at komme fra et møde.
Her er nogle få dårlige grunde til at have møder:
- Statusmøder : Disse holdes ofte bare for at informere folk om, hvad der sker med noget, men i de fleste tilfælde er en mail eller lignende kommunikation mere effektiv og spilder meget mindre tid.
- Opdateringsmøder : Som statusmøder bruges opdateringsmøder, når forskellige holdmedlemmer skal opdatere, hvor de er sammen med et projekt. Og igen vil e-mails eller andre tekstbaserede meddelelser være mere effektive.
- At lade alle blive hørt : Disse typer af møder spilder ofte en utrolig mængde tid, selvom det lykkes godt. I stedet bede alle om at indsende deres ideer eller bekymringer, og derefter finde måder at adressere dem på (som kunne omfatte et møde).
Nu er der selvfølgelig tidspunkter, hvor møder har mere at gøre med sociale forventninger end ved faktisk at få arbejdet udført. Dette gælder især når det gælder klientmøder. Nogle klienter føler behovet for den "ansigtstid" med de mennesker, de ansætter, og du skal muligvis bare håndtere det eller risikere at miste klienten. I disse tilfælde er det bedst at planlægge nogle opfølgende kommunikation for at afklare alt, der drøftes i mødet.
Hvem skal medtages
Det er vigtigt, at alle personer, der er inkluderet i et møde, faktisk skal være der, og at alle, der skal være der, faktisk er der.
Hvis du mødes om et bestemt projekt, skal alle involverede i projektet være der. Hvis du mødes med kunder, så sørg for, at de faktiske beslutningstagere er der, hvis det overhovedet er muligt. Du vil gerne tale direkte med den person, der rent faktisk træffer beslutningerne, snarere end et andet medarbejder, du skal stole på for at relæere det, du har sagt.
Typer af møder
Der er mange forskellige slags møder. Nogle er meget nyttige, mens andre er mindre.
Interne møder
Interne møder, der også kaldes personalemøder eller holdmøder, afholdes i din organisation. De kan omfatte hele dit personale (sjældent en god ide), eller bare bestemte nøglepersoner.
Interne møder kan afholdes af forskellige årsager, men oftest afholdes de, når informationsdeling og diskussion skal forekomme inden for en gruppe.
Der er nogle gode grunde til at holde interne møder:
- Brainstorming sessioner
- Målmøder
- Teambygning (disse holdes ofte uden for kontoret, men ikke nødvendigvis)
- Store billedmøder (normalt kun en gang om året eller deromkring)
Interne møder er imidlertid mest tilbøjelige til at spilde tid. Der er ofte bedre måder at kommunikere og effektivt arbejde sammen end at have formelle møder, så pas på at bruge dem som en distraktion.
Fjern- og virtuelle møder
Virtuelle møder bliver mere almindelige, da flere hold og virksomheder beskæftiger fjernarbejdere. Nogle virksomheder opererer uden andet end et virtuelt kontor, hvilket betyder, at de næsten udelukkende har fjernmøder.
Disse sker generelt via værktøjer som Skype eller andre webkonferencer. Der er også en række andre fjernkonference- og samarbejdsværktøjer derude, afhængigt af hvad du skal udføre. Og selvfølgelig er der altid kendetegn for fjernmødet: konferenceopkaldet.
Salgsmøder
Salgsmøder afholdes med potentielle kunder, og er ofte mere af "at lære dig at kende" en slags situation. Målet her er at lære kunden at kende og overbevise dem om at du er det rigtige hold for jobbet (eller i det mindste ikke det forkerte hold).
Salgsmøder kan afholdes på dit kontor, på kundens kontor eller i en tredje placering som en restaurant eller en kaffebar.
Der er et par nøgler til salgsmøder, især hvis du møder et eller andet sted offentligt.
- Hvis du er vært for mødet på dit eget kontor, skal du i det mindste give lidt forfriskninger som kaffe.
- Hvis du kommer til klientens kontor, skal du være opmærksom på koden for deres forretningssted. Mens du ikke nødvendigvis behøver at matche det helt, vil du ikke dukke op i en tredelt trøje, når alle der er i jeans og t-shirts, eller omvendt.
- Tag dine tegn fra din potentielle kunde om mad og drikke, hvis du møder på en restaurant. Hvis de ikke bestiller alkohol, bør du heller ikke. Selvom du klient drikker tungt, bør du ikke være. Bliv professionel!
- Forvent at hente fanen, hvis du tager en kunde til en restaurant, kaffebar mv.
- Det er en god ide at tænke på et salgsmøde lidt som en første date: du vil finde fælles ground, samtidig med at du giver et godt (og præcist) første indtryk.
Salgsmøder ses ofte som et nødvendigt onde. Nogle mennesker trives i disse indstillinger og kan lukke en aftale med en klient uden problem. Andre mennesker hader dem og undgår dem hvis det er muligt. Men desværre vil nogle kunder insistere på denne form for møde, før de er villige til at arbejde sammen med dig.
Møder med eksisterende kunder
Nogle gange vil en klient, du allerede arbejder med, ønske et møde. Dette gøres ofte for at få opdateringer om projektet, eller om omfanget af projektet skal ændres.
Nogle gange møder du et eller andet sted neutralt, men disse møder holdes ofte på din eller kundens kontor. Igen, som et salgsmøde, vil du gerne give nogle grundlæggende forfriskninger, hvis du møder på dit kontor.
Kick-off mødet er en meget almindelig form for planlægning møde du måtte have for hver nye klient. Dette er når klienten og de fleste eller alle projektgruppen mødes i starten af et projekt for at få kendskab til hinanden og diskutere hvert holdmedlems rolle. I nogle tilfælde vil dette ikke blive holdt hos en klient, og vil i stedet være et internt møde.
Årlige møder
Årlige møder er lidt anderledes, og er ofte mere som konferencer end det, vi plejer at tænke på som møder. Et årligt møde vil bringe alle sammen i en organisation sammen og indbefatter nogle gange talere, workshops, klasser og lignende.
Disse er mest almindelige i store virksomheder med mange kontorer, selv om de også er temmelig almindelige blandt virksomheder, der har en distribueret arbejdsstyrke. Det er en god måde for medarbejdere, der sjældent interagerer personligt for at forbinde og kan styrke virksomhedens interne kultur.
Overlevende klientmøder
Klientmøder sætter større pres på dig end det gennemsnitlige interne møde. Du skal lave et professionelt indtryk, om det er det første møde eller femtende. Der er et par ting, du kan gøre for at sikre, at dine klientmøder er effektive.
Du har brug for en dagsorden
Hvert møde, du har med klienter, skal have en dagsorden, selvom det kun er i dit hoved. Møder afholdes af en grund, og der er visse ting, der skal løses. Spørg din klient, hvad formålet med mødet er (hvis de har bedt om det), så du har et klart billede af, hvad der skal udføres.
Indstil centrale mål
Dette knytter sig direkte til dagsordenen, selvom det ikke nødvendigvis er det samme. Dine mål for mødet kan være at afklare visse aspekter af et projekt, eller for at få klienten til at skrive af med en ide du har. I begge tilfælde ved at vide, hvad dine mål går ind i mødet, og ved at vide, hvad kundens mål er, vil det skabe et glattere møde.
Spørg gode spørgsmål
På de fleste klientmøder vil du indsamle oplysninger fra klienten, selvom disse oplysninger er feedback på dine ideer eller forslag. Ved at stille gode spørgsmål fra dine kunder, vil du kunne komme til roden for, hvad de vil have, og hvad de virkelig tror. I nogle tilfælde kan klientne selv ikke vide, hvad de vil, og kun ved at stille spørgsmål om dem vil du kunne lede dem til en konklusion.
Sørg for, at de rigtige mennesker er der
Som allerede nævnt skal du sørge for, at de vigtigste beslutningstagere på ethvert projekt er til stede på dine møder. Uden dem kan mødet ikke nå en konkret konklusion eller løsning, og du risikerer at blive fanget i en uendelig cyklus af opfølgninger.
Når du opretter et kundemøde, er det okay at spørge og endda specifikt anmode om, at visse vigtige beslutningstagere vil være til stede (hvis du ved hvem de er). Hvis du ikke ved hvem de er, er det acceptabelt at spørge, hvem du møder med, hvis der er flere personer, der er involveret i beslutningsprocessen, og se om de vil deltage.
Vær forberedt
At være forberedt er to gange. For det første skal du sørge for, at du har alle de oplysninger, du skal bruge til korrekt at præsentere for din klient. Det omfatter visuelle hjælpemidler, hvis det er nødvendigt, samt eventuelle faktiske prototyper eller mockups du måtte have.
Hvis du ikke mødes på dit kontor, skal du være sikker på at du har adgang til wi-fi, hvis du skal vise onlineaktiver. Har en back-up plan bare i tilfælde. Intet ser mere uprofessionelt ud end når du møder op og kan ikke vise dem, hvad du har lovet.
For det andet er det uundgåeligt, at dine kunder vil have nogle spørgsmål eller indvendinger over for hvad du mødes om. Det er nøglen til at være forberedt på disse spørgsmål eller indvendinger. Det kan nogle gange være en god ide at øve en præsentation foran andre for at se, hvilke spørgsmål eller indvendinger de måtte have som en måde at forberede.
Tag noter
Du bør altid tage noter under et klientmøde. Du kan ikke stole på din hukommelse for at huske vigtige detaljer eller diskussionspunkter. Selv kun en bred oversigt over, hvad der blev drøftet, kan være nyttigt.
En teknik, der kan være nyttig, hvis du tager noter under det aktuelle møde, er ikke praktisk, eller hvis du kun kan skrive et par ting, skal du lave nogle noter umiddelbart efter mødet. Hvis du har taget et par noter under mødet, og så tager du fem til ti minutter bagefter for at kød dem ud og noterer sig andre ideer, der kommer til dig, vil du mindre sandsynligt glemme noget vigtigt.
Send et sammendrag efter sammøde
Det er afgørende, at alle i mødet er en samme side i slutningen. Derfor kan sammendraget efter mødet være et utroligt nyttigt værktøj. Tag et par minutter til at skrive et resumé af mødet, især med eventuelle konklusioner, der er nået, eller hvilke handlinger der skal træffes.
Tildel opfølgningsopgaver
Efter al sandsynlighed forlader du et møde med en liste over ting, der skal gøres næste gang. Medmindre du håndterer dem alle selv, skal du sørge for at hver opgave er tildelt et teammedlem til færdiggørelse.
Gøre interne møder produktive
Overvejer det 37 milliarder kroner i lønomkostninger bliver spildt hvert år i unødige og uproduktive møder alene for amerikanske virksomheder, er det vigtigt, at du begrænser dine møder og holder dem på rette spor.
Der er masser af mulige måder til interne møder at få off-track og spilde tid. Det er derfor, så mange virksomheder undgår dem helt. Men der er nogle nøgler til at holde dine nødvendige møder produktive.
Overvej timing
Når du har dine møder, er en meget vigtig del af, hvor effektive de er. Selvom mødet selv kun varer i 30 minutter, hvis det afbryder den mest produktive tid på dine medarbejderes dage, er det ikke en god brug af tid. Overveje at have møder første ting om morgenen (når mange medarbejdere går i gang med at gå i gang med at få kaffe og chatte med deres kollegaer eller lave meningsopgaver som at indhente e-mail) eller efter frokost.
Nogle af de værste tider for møder er lige før frokost (alle er sultne og ønsker at forlade) og i slutningen af dagen (folk er mere fokuserede på at afslutte deres arbejde, så de kan tage hjem om natten). Midt om morgenen og midt på eftermiddagen kan det være godt eller dårligt, afhængigt af medarbejdernes arbejdscyklus.
Definer et formål og en dagsorden
Hvert møde skal have et formål, som bør defineres forud for mødet. Dertil kommer, at mødeformålet skal deles med dem, der deltager i mødet, så de ved hvad de kan forvente.
Intet forårsager mere stress eller mere spildtid end et mysteriumsmøde, som medarbejderne ikke kender formålet med. Dette gælder især, hvis virksomheden gennemgår nogen form for ændringer eller har problemer økonomisk eller på anden måde (eller hvis det er rygter om at have problemer).
Medarbejdere lader ofte undre sig over, om det næste møde er det, hvor de vil finde ud af om masseafskedigelser, store ændringer i afdelingsstruktur eller jobopgaver eller værre. Selskabet selv lukker. Det tager væk fra deres produktivitet forud for mødet, da de er tilbage med at bekymre sig om, hvad mødet vil omfatte.
En dagsorden for mødet skal sendes ud før mødet starter. Det skal tydeligt skitsere, hvad der skal diskuteres, samt tid og længde af mødet.
Bliv ved emnet
Da du har en dagsorden, er det lettere at holde på emnet gennem hele mødet. Hvis deltagerne oplever flere emner, skal du notere dem om at diskutere senere, men ikke komme fra dagsordenen.
Det kan endda være nyttigt at bede en bestemt deltager om at holde tingene på rette spor. Det er et vigtigt job, og en der skal håndteres, hvis du har noget håb om at gøre dine møder produktive.
Kun nødvendige personer skal deltage
Hvorfor spilde tiden for medarbejdere, der ikke behøver at være på et møde? Kun personer, der er direkte involveret i hvad mødet er emner, bør være til stede. Nogle gange betyder det at opdele mere end ét møde, så emnerne er relevante for hvert sæt deltagere. Dette er en meget bedre ide end at kræve medarbejdere, der kun behøver at være der for en lille del af et møde fra at spilde en time på deres arbejdsdag.
Forberede tilstrækkeligt
Når du har din dagsorden i hånden, kan du på passende vis forberede mødet. Sørg for at have alt, hvad du har brug for, og sørg for, at alle oplysninger, dine deltagere har brug for i forvejen, deles forud for mødet. Det sidste du skal gøre, når mødet begynder, ser gennem tilfældige notater for at finde ud af, hvor du skal begynde eller hvad du skal dække.
Det er også derfor, at det er vigtigt at dele din dagsorden med dem, der deltager, så de også har tid til at forberede sig tilstrækkeligt.
Hold dig til uret
Hvert møde skal have en starttid og en sluttid. Disse tider skal overholdes. Det betyder at starte mødet til tiden, selvom ikke alle er der. Det betyder også at afslutte mødet, selvom ikke alt er blevet dækket. Stramt håndhævelse af dette vil gøre dig mere effektiv, da du vil være mindre tilbøjelige til at gå væk, hvis du ved, at du skal komme igennem visse ting i en bestemt periode.
Hvis nogen er forsinket, tag ikke tid fra selve mødet for at genskabe ting for dem. Det eneste, der gør, er at straffe dem, der har bestræbt sig på at være punktlige og spildte en del af mødet.
Du skal også holde dine møder kort. Et møde skal stort set aldrig løbe mere end en time, og at begrænse det til tredive eller endda femten minutter er en meget bedre ide. Jo kortere mødet er, desto lettere er det at holde styr på, og jo mindre tid er du nødt til at komme ud af emnet. Det skaber også en følelse af haster blandt de deltagende, og du vil finde det nemmere at flytte gennem emner hurtigt.
Den ene undtagelse til reglen om korte møder er for brainstorming sessioner. Men selv disse bør brydes op i kortere sessioner for at forhindre udbrændthed. Brainstorming i en time og derefter tage en pause for en smule, før du kommer tilbage til det, kan være meget mere produktiv end at forsøge at arbejde lige i to eller tre timer.
Tilskyndelse til deltagelse
Møder bør engagere dem, der er til stede, så de er mere tilbøjelige til faktisk at være opmærksomme og få noget ud af mødet. Stil spørgsmål, bede om ideer og bede om tilbagemelding i slutningen af mødet. Det kan også være en god ide at bede om en post mortem stil rapport fra medarbejderne efter mødet, så du kan forbedre ting næste gang.
At give medarbejderne dagsorden og anden vigtig information før mødet betyder, at de vil være bedre forberedt på at stille spørgsmål eller give indsigt, når de bliver spurgt.
Tag gode noter
Nogen i mødet skal have til opgave at tage noter og derefter distribuere dem til gruppen efter afslutningen af mødet. Selvom formelle møder måske ikke er nødvendige, er noter altid en god idé.
Opmuntre hver deltager til også at tage noter, men vær ikke overrasket, hvis nogle ikke gør det. Nogle mennesker foretrækker at absorbere under mødet og være opmærksomme på alt, der bliver sagt, og vil lave noter efter mødet ender.
Tildel opfølgninger
Ved afslutningen af de mest effektive møder vil der være nogle opgaver, der skal udfyldes. Dette kan omfatte opgaver, der er opstået på møderens dagsorden, eller områder, hvor der er behov for mere information for at nå frem til en beslutning.
Tag et øjeblik for at tildele hver af disse opfølgningsopgaver til den, der er bedst egnet til at fuldføre dem. Ved at tildele dem specifikt, bliver de faktisk færdige, og nogen vil være ansvarlige, hvis de ikke gør det. Ellers risikerer du at det næste møde bliver mindre effektivt, fordi ikke alt fra det foregående møde er blevet håndteret.
Håndtering af eksterne møder
Med flere og flere designteam desentraliseret og arbejder fjernt bliver fjernmødet mere populært. Mens mange af de samme ting gælder for virtuelle møder, der gælder for dem, der holdes personligt, er der nogle specielle overvejelser.
Først og fremmest skal du måske finde ud af screensharing for nogle eller alle møde deltagere. Selvom der ikke er behov for skærmdeling, kan du have brug for en virtuel whiteboard eller noget lignende til at dele ideer.
Du vil sandsynligvis gerne bruge webvideo, som Skype, til at gøre dine fjernmøder mere personlige. Dette er især vigtigt, hvis du mødes med personer, du ikke har mødt personligt.
I små møder kan du måske deaktivere den dæmpede funktion for at holde alle mere engagerede. Dette kan også være en distraktion, men især hvis nogle af dine fjerntliggende deltagere arbejder hjemmefra og måske har andre ting i gang i baggrunden. Så overvej det, men tænk ikke på det som en hård og hurtig regel.
Ligesom i virkelighedsmøder, skal du stadig holde dig til en fastsat tid og dagsorden, og sørg for at starte og afslutte dit møde til tiden.
Ressourcer til dine fjernmøder
Google+ Hangouts er en gratis tjeneste fra Google, der er en fantastisk måde at tale ansigt til ansigt på, og du kan oprette forbindelse fra enhver enhed og endda starte et videoopkald lige fra Gmail.
Skype tilbyder gruppe videochat, der er perfekt til eksterne møder.
Yugma tilbyder gratis og betalt webkonference for store og små virksomheder.
WebEx , fra Cisco, tilbyder virtuelle møder med kun $ 19 / month (selvom der er en gratis plan, der lader op til 3 personer mødes). De tilbyder endda værktøjer til web træning og arrangementer.
Voxwire er en nem webkonference-løsning, der fungerer på mobile enheder (herunder iOS, Blackberry og Android), og kræver ikke nogen downloads.
Spreed tilbyder screensharing, præsentationssupport, whiteboards med PDF-eksport og meget mere.
ReadyTalk tilbyder web-, lyd- og videokonferencer og tilbyder endda "Simulative" automatiserede webinars.
Mikogo Lader dig være vært for møder, levere præsentationer eller endda yde fjernsupport med både gratis og betalt konti.
GoToMeeting tilbyder videokonferencer og screensharing til op til 3 personer gratis, med betalt konto for flere brugere.
GatherPlace er en nem måde at webkonference, der tilbyder en 14-dages gratis prøveperiode.
BeamYourScreen tilbyder nem skærmdeling til online møder, webkonferencer og meget mere.
Vyew tilbyder real-time visuelt samarbejde uden installationer nødvendige.
Twiddla er en web-baseret "møde legeplads", der kræver ingen opsætning og tilbyder en 30-dages gratis prøveperiode.
Sync.in er en online tekstbehandler, der tilbyder real-time samarbejde funktioner.
Følg med mig tilbyder øjeblikkelig skærmdeling med ubegrænset lyd og andre kraftfulde værktøjer.
campfire tilbyder team samarbejde med real-time chat. Det giver dig mulighed for at dele tekst, filer og kode i realtid med transkripsioner.
Zoho møde lader dig forbinde og skærm dele med andre, og indeholder integrerede lydkonferencer.
Fuze tilbyder gratis måder at møde og dele på eksternt, og arbejder med en række forskellige platforme.
Huddle tilbyder sømløse samarbejdsværktøjer til distribuerede teams og er optimeret til mobile enheder.
Meetin.gs tilbyder nemme mødeplanlægningsværktøjer og integreres med Skype, Hangouts og Lync.
MeetingBurner tilbyder webinar og screensharing-værktøjer, og det er gratis for op til 10 personer uden installation.
Konklusion
Møder er et vanskeligt emne, der enten kan øge din forretning og forbedre dit arbejde, eller sutte din produktivitet og skabe mange flere problemer, end de løser. Planlægning af effektive møder og kun brug af møder, når de rent faktisk er nødvendige, er en god vane at komme ind i, og en der ikke er særlig vanskelig.