Sådan håndteres information overbelastning
Internettet indeholder et væld af oplysninger om stort set ethvert emne, man kunne tænke på. Med en simpel søgning kan du få adgang til viden om næsten ethvert emne derude.
Faktisk kan du ofte få så meget information tilbage, at det er lidt skræmmende selv ved at vide, hvor man skal starte. Information overbelastning bliver mere og mere almindelig, da stadig voksende mængder information går online.
I værste fald kan overbelastning af information være lammet. For meget information kan lade os føle sig overvældet og ude af stand til at træffe beslutninger. Det kan forlade os mere forvirret, end hvis vi aldrig havde fået oplysningerne til at begynde med.
Den gode nyhed er, at information overbelastning kan håndteres. Det kræver ikke afbrydelse fra internettet eller noget ekstremt, bare nogle prioriteringer og organisation fra din side. Læs videre for en komplet vejledning til håndtering af information overbelastning.
Differentiering mellem hvad der er vigtigt og hvad der ikke er
En del af problemet med information overbelastning har at gøre med en persons manglende evne til at skelne mellem, hvad der er vigtigt og hvad der ikke er. Vi har en tendens til at gerne vide alt, hvad der foregår, uanset om det direkte påvirker os eller ej.
Begynd at tænke over de områder i dit liv, hvor information er vigtig. Endnu vigtigere, tænk på de oplysninger, du tager i hver dag, og find ud af, hvad du ikke behøver at vide. Dette vil variere fra person til person, afhængigt af din egen livsstil, erhverv og personlige liv.
For eksempel, hvis du er en tung investor, kan det være vigtigt for dig at holde dig ajour med det, der foregår på aktiemarkedet dagligt. Men kun hvis du styrer dine egne aktier. Hvis du har en god mægler, som du stoler på, så lad dem håndtere det og kun se på hvad der foregår på markedet hver uge eller månedligt. Bedre endnu, spørg din mægler at sende dig månedlige opdateringer, så du ikke behøver at finde ud af oplysningerne.
På den anden side, hvis du ikke investerer i aktiemarkedet, hvorfor kontrollerer du det hver anden time i løbet af din arbejdsdag? Hvorfor bruger du en time til at hælde over de oversøiske markeder hver morgen? Hvis du lider af overbelastning af oplysninger, skal du holde op med at være opmærksom på ting, der ikke har direkte indflydelse på dig.
Her skal du lave et par lister for at hjælpe dig med at sortere informationen, der bombarderer dig hver dag. Først skal du lave en liste over ting, du absolut skal vide om.
Denne liste skal indeholde ting, der er direkte relateret til dit faglige eller personlige liv. Dernæst lav en liste over ting, der er vigtige for dig, men måske har ikke en stærk indflydelse på dit erhverv eller personlige liv. Dette kan være ting, der er relateret til en hobby eller anden interesse. Derefter lav en liste over alle de ting, du bliver informeret om, der ikke vises på de to første lister. Dette er de ting, du vil tage et langt og hårdt kig på i et forsøg på at fjerne nogle af de oplysninger, der kommer til dig hver dag.
Hvor kommer oplysningerne fra?
Den anden ting du skal se på, er, hvordan du får al denne information. Er det ting folk sender email til dig eller deler med dig online? Får du et dusin e-mail-nyhedsbreve, der leveres til din indbakke dagligt eller ugentligt? Abonnerer du på 100 eller flere RSS-feeds? Søger du information online?
Lav en liste over, hvordan du får al denne information, de websteder og tjenester, du bruger, og et groft skøn over, hvor meget tid hver af disse ting tager dig hver dag. Så kig på, hvordan disse kilder svarer til de elementer på de to første lister, du lavede i det foregående afsnit. Marker hver kilde, der svarer til den første liste med en "1", dem der svarer til den anden liste med en "2" og dem, der falder ind på den tredje liste med en "3".
Når du har markeret hver kilde, skal du også se på, om det er en passiv kilde eller en aktiv kilde. Passive kilder er de kilder, der giver dig oplysninger, uden at du skal finde ud af det. E-mail og RSS-feeds falder begge ind under denne kategori. Aktive kilder ville være websteder, du besøger med jævne mellemrum, at du ikke abonnerer på enten via e-mail eller RSS.
1. Begræns dine kilder
Det første skridt i håndtering af information overbelastning er at begrænse kilderne til dine oplysninger. Se på listen over kilder, dine oplysninger kommer fra, og find ud af, hvilke der ikke er nødvendige.
Der er et par kriterier for at beslutte, hvad der ikke er nødvendigt og hvad der er. For det første, hvis to kilder tilbyder stort set det samme indhold, slippe af med en af dem. For det andet, hvis der er nogen RSS-feeds eller e-mail-nyhedsbreve, som du sjældent læser, skal du afmelde dem. For de fleste vil dette slippe af med i det mindste nogle af dine indgående oplysninger.
Så er det tid til at blive lidt mere aggressiv. Se på listen over kilder, du har, der er markeret med et nummer "3" og beslutte, om du vil fjerne dem eller ej. Jeg anbefaler at afmelde fra eventuelle RSS-feeds eller e-mail-nyhedsbreve relateret til disse emner. Derefter er den eneste måde, du får oplysninger om disse emner på, hvis du aktivt søger det.
Overvej også hvilke kilder du kan konsolidere. Er de nyhedsbreve, du abonnerer på, også tilgængelige som RSS-feeds eller omvendt? Hvis de fleste af dem er overveje, skal du overveje at skifte dine abonnementsformater.
2. Sæt sidetid i dit tidsplan
En del af problemet med information overbelastning er ofte, at vi hele tiden bombarderes med information. Der er aldrig nogen pause fra det. For at komme forbi information overbelastning, skal vi standse den konstante strøm af information.
Indstil tid i din tidsplan for at håndtere information. Det betyder kun at kontrollere e-mail på bestemte tidspunkter, læsning af RSS-feeds på bestemte tidspunkter, og ellers søge efter oplysninger på en angivet tidsplan. Nu, præcis hvad den skema er, vil afhænge af dine egne behov.
Nogle mennesker skal muligvis være tilgængelige via e-mail hele dagen. Det er fint. Indstil din e-mail-klient til kun at tjekke for ny email en gang pr. Time. Det holder dig i kontakt nok uden at være konstant distraktion.
Sæt en time om morgenen eller aftenen til at læse dine RSS-feeds. Gør alt i ét stykke, og hold så din feed-læser lukket for resten af tiden.
En anden mulighed er at afsætte små biter i løbet af din dag til behandling af oplysninger. Det kan være fem eller ti minutter hver time eller hvert par timer.
Find ud af om du er mere produktiv ved at absorbere al din information på én gang eller i mindre stykker hele dagen. Så hold dig til en tidsplan. Hvis du afsætter fem minutter hver time for at læse RSS-feeds eller e-mail, skal du bruge fem minutter hver time, så gør det, men ikke mere. Hvis du afsætter en time hver morgen, skal du indstille en timer, så du ikke går over den pågældende time.
3. Tag Time Off
Det er vigtigt at tage fridage fra informationskampen. Sæt dine aftener eller weekender til rådighed som informationsfri gange.
I løbet af den tid skal du ikke læse e-mail eller RSS-feeds. Søg ikke efter oplysninger, medmindre det er relevant for noget, du laver på det tidspunkt.
Når du er på ferie, så prøv at begrænse mængden af information, du tager i. Lad dit sind slappe af og undgå enhver information, der ikke er helt afgørende. Også indse, at de fleste oplysninger kan vente til din ferie er overstået.
4. Cull hensynsløst
Vær ikke bange for at kaste de informationskilder, du stoler på. Kig efter enkle kilder, der har størstedelen af de oplysninger, du ønsker på et givet emne, og slippe af med resten.
For eksempel, i stedet for at tjekke et dusin nyhedswebsteder hver dag, skal du bare bruge Google Nyheder til aggregeret indhold. På denne måde får du nyheder fra en lang række kilder uden at skulle besøge flere websteder.
Culling gælder også for de enkelte informative genstande, der kommer ind i din email eller feed reader hver dag. Hvis noget ikke er interessant for dig, skal du slette det. Hvis det sidder der i din indbakke, vil du føle dig forpligtet til at læse den og bruge tid til det.
Lær at scanne det indhold, der er fodret til dig, og bestem inden for få sekunder om det er noget, der interesserer dig eller ej. Hvis ikke, skal du bare slippe af med det. Uden et dusin eller flere ulæste ting i din email eller RSS-læser, vil du føle dig mindre bombarderet af information.
5. Lær at prioritere
Selvom du minimerer mængden af oplysninger, du har på dig, er det sandsynligvis, at der stadig vil være tidspunkter, når du bare ikke har tid til at behandle det hele. Dette er når du skal prioritere.
Se tilbage til emnelisterne, du lavede i begyndelsen af denne artikel. Når der er for meget information, der kommer til dig, skal du først fokusere på emnerne på liste 1 først. Dette er de ting, der er vigtigst for dit daglige liv, og bør behandles som sådan. Hvis du stadig har tid efter at have behandlet alle disse oplysninger, skal du fortsætte til liste 2 og så videre.
6. Etablere systemer
Du skal have systemer til at organisere og klassificere de oplysninger, der kommer til dig. I din email kan det betyde opsætning af filtre til automatisk at sende bestemte e-mails (som nyhedsbreve) til deres egne mapper. Du kan også have mapper oprettet til ting, du vil bruge mere tid på at se senere, eller at du måske vil henvise til.
Det samme gælder for RSS-feed læsere. Gør brug af mapper og tags for at holde dine feeds organiseret. På denne måde, hvis du har begrænset tid, kan du nemt kontrollere de vigtigste feeds først.
Overvej også, om der er nogen apps derude, der kan hjælpe dig med at blive bedre organiseret og komme igennem informationen, der bombarderer dig hurtigere. Giver din feed-læser dig det niveau af kontrol du vil have? Hvad med dit emailprogram? Webbrowser? Kig rundt og find værktøjer, der giver dig bedre mulighed for at administrere dine oplysninger. Det er umagen værd at gøre det.
Undersøgelse uden Succumbing til Information Overload
En af de sværeste tider at håndtere information overbelastning er, når du undersøger noget. Det kunne være for et stort klientprojekt eller noget i dit eget personlige liv. Og det indebærer ofte at finde en masse oplysninger om, hvad emnet er.
Det vigtigste ved at undersøge et nyt emne er at begrænse din forskning både med hensyn til den tid, du bruger til det og dens omfang. Når du påbegynder et nyt projekt, begrænse dig til femten eller tyve minutters forskning til at begynde med. Dette vil sandsynligvis være nok til at give dig et generelt overblik over, hvad emnet handler om.
Derefter forskning specifikke ting som du har brug for at kende dem. Dette er generelt mere produktivt og effektivt end at forsøge at lære alt, før du rent faktisk får nogen praktisk erfaring.
En anden mulighed for at undersøge et emne er at gå analogt. Besøg dit lokale bibliotek og lån en bog om emnet, i stedet for at gå online. Dette giver dig ofte et mere fokuseret overblik og minimerer chancerne for, at du ender med at gå ud på tangenter i din forskning.
Når du allerede har for meget information
Så alt ovenfor er fantastisk, hvis du har problemer med den daglige information overbelastning. Men hvad hvis dit problem har at gøre med at have så meget information om et bestemt emne, at du nu er lammet og ikke kan foretage nogen form for beslutning? Hvad gør man så?
Der er et par forskellige måder at henvende sig til. Det kan hjælpe med at lave noter og få en ide om alle de oplysninger, der kan påvirke din beslutning. Hvis det er en ja / nej beslutning, du forsøger at gøre, overvej at lave en pro-con liste.
Der er også andre beslutningstagningsmodeller derude, der kan hjælpe dig med at gøre dit sind, hvis du er lammet af for meget information. Nogle er hverdagsmodeller og kan være så enkle som at vælge den første mulighed, som du tror vil give de ønskede resultater. Den type model du vælger at bruge er i høj grad afhængig af beslutningens kompleksitet. Wikipedia har en god artikel om beslutningstagning med mere detaljer.
Skrevet udelukkende til WDD af Cameron Chapman .
Hvordan håndterer du information overbelastning? Del venligst dine tip med os ...