Tillykke! Du vandt et job, arbejdede hårdt for at producere et godt websted, og klienten er begejstret med resultaterne. Nu ville det ikke være rart at blive betalt?
Selv om fakturering måske ikke synes at være mest tiltrækkende emne, er det uden tvivl et af de mest afgørende områder for enhver virksomhed. Din faktura afspejler din branding, styrker din professionalisme, er et ekstra salgssted for at vinde mere arbejde, og vigtigst får du betalt. Gør det forkert, og du vil ikke være i erhvervslivet for længe.
Mange freelancere og småfirmaer kæmper for at skabe fakturaer, især dem, der gør alt for deres forretning alene.
I det følgende indlæg vil jeg forsøge at klarlægge denne proces samt nogle vilkår og praksis i forbindelse med det, samtidig med at man undgår regnskabsjargon. Derudover vil jeg give dig 10 smukke faktura skabeloner, du kan tilpasse og bruge med det samme, og jeg vil vise dig nogle gode værktøjer, der vil forenkle dit liv og hjælpe dig med at fakturere som en proff.
En faktura eller faktura er et kommercielt dokument udstedt af sælgeren, modtaget af køberen, og som indeholder detaljer som priser og mængder varer, betalingsmetoder og maksimumsperiode inden for hvilken køberen skal betale.
Sælgeren er leverandøren eller tjenesteudbyderen, mens køberen er kunde eller kunde.
Dette dokument er vigtigt for begge parter, fordi sælgeren skal beholde en kopi som en oversigt over deres salg, og kunden behøver at beholde en kopi som en rekord af deres køb.
At sende en faktura indikerer at 'nogen skylder dig penge' og en modtagelse af en faktura angiver, at 'du skylder dem penge'.
Udseende og sprog på dine fakturaer skal være i overensstemmelse med resten af din branding og den besked, du gerne vil levere. Det skal matche dit visitkort design, brevhoved, tagline, selv dine sider farver.
Selv om faktura strukturen er afhængig af industrien, er der nogle generelle elementer og regler, der skal følges.
For at huske dette lettere kan du opdele fakturaen i 6 forskellige sektioner:
Indeholder oplysninger om din virksomhed (eller dit fulde navn, hvis du er freelance), firmalogo, kontaktoplysninger, betalingsoplysninger mv.
Hvis din virksomhed har en bestemt juridisk status, for eksempel hvis i USA det er et selskab eller i Storbritannien er det begrænset, skal du medtage de oplysninger, der er specifikke for din jurisdiktion. det betyder normalt en officiel adresse og registreringsnummer, men reglerne varierer, så tjek med dit lokale skattekontor.
I Europa, hvis du er momsregistreret, skal du også medtage dit momsnummer.
Her kan du angive fakturaindstillinger som udstedelsesdato - dato for faktura, netto vilkår, forfaldsdato, valuta og postnummer.
I erhvervslivet er udtrykket netto 30 brugt til at indikere betaling inden for 30 dage, eller det er ret almindeligt at se 10/15, netto 30, hvilket er en anden måde at sige 10% rabat, hvis den betales i 15 dage, og netto forfalder inden for 30 dage.
Men folk, der er mindre opmærksomme på forretningsterminologi, ved måske ikke, hvad det betyder, så afhængigt af hvem din køber er, kan det være bedre at bruge almindelig engelsk i stedet: "Bemærk venligst, at betalingen skal ske senest den 07/09/2013 ”.
Vær også opmærksom på, at datoformaterne varierer internationalt. Betaling på grund af 07/09/2013 kan betyde betaling i juli eller september afhængigt af kundens placering. For at undgå uklarheder skal du overveje et mere formelt udtryk som 9. juli 2013.
Et andet udtryk, som også kan skabe forvirring, er "ved modtagelse". Freshbooks producerede en interessant undersøgelse som siger at mange mennesker synes at fortolke dette som "når du har lyst til det".
Det er som om de modtager en faktura med ordene "betales ved modtagelse" og straks dump det i "når" bunken. I stedet ser det ud til at bruge bestemte udtryk som 21 dage til at fokusere klientens sind omkring en bestemt tidsramme og faktisk få dig til at betale hurtigere end at anmode om øjeblikkelig betaling. - Zach Mathew
Denne del indeholder navn og adresse på den kunde, du fakturerer. Hvis du adresserer et firma med flere kontorer, skal du angive den rigtige person eller afdeling. Dette er måske ikke den person, du har kommunikeret under projektet, så for at blive betalt hurtigere skal du sørge for at spørge, hvem der skal beskæftige sig med at betale dig.
Normalt angiver ordet Faktura titel, men afhængigt af typen kan det også være Bill, Tax Faktura, Pro-Forma, Quick Faktura osv. Hvis du er i tvivl, hold dig til Faktura.
Fakturaens nummer er et unikt referencenummer og bruges i tilfælde af korrespondance. Reglen er at aldrig bruge det samme nummer for flere dokumenter.
I nogle jurisdiktioner er det obligatorisk, at dine faktura numre stiger kronologisk. Men de behøver ikke at være sammenhængende. Hvis du ikke vil have din kunde at vide, hvor meget arbejde der krydser dit skrivebord, overveje at øge fakturanummeret med et tilfældigt tal hver gang du skriver en ny faktura: Din første faktura ville være '00007', den næste ville være '00012', så '00014' og så videre.
Du kan også arbejde koder i dit fakturanummer for at jogge din hukommelse komme skatte tid. For eksempel 2013-06-WDD-002 kan oversættes som "Second Invoice for Webdesigner Depot i juni 2013". Det afhænger af dig; vær kreativ og find en nummerering ordning der passer dig bedst.
Den angivne liste skal tydeligt beskrive, hvad du opkræver for - navn / beskrivelse af produkt eller service, mængde, enhedspris, rabat (normalt angivet som procent), skat og samlet beløb.
Beskrivelsen skal svare til de vilkår, du har aftalt med din klient, så vær så specifik som muligt. Kontroller altid for typografier, grammatiske eller beregningsfejl, da de skaber et dårligt indtryk og kan skade dit omdømme. Faktisk, tredobbelt - Tjek din faktura, inden du sender den ud.
En anden ting du bør overveje er mængden og enhedens prisindtastninger og kontrollere, hvad reglerne er. For eksempel for britiske virksomheder, hvis din virksomhed er momsregistreret HMRC regler om momsfakturaer siger, at du skal inkludere prisen pr. Enhed på din faktura.
Hvis du oplader i timen, kan du angive det antal timer, du har brugt, samt din timepris.
Subtotaler og totaler med opdeling af skatter skal beregnes under tabellen.
Sørg for, at alt er klart som dag, fordi hvis kunden ikke kan identificere det samlede beløb, som de bliver bedt om at betale, er det meget sandsynligt, at din faktura skal ende i "deal with later" bunken.
Dette er en boks til din brugerdefinerede besked eller note, der beskriver dine fakturabetingelser mere grundigt. For eksempel, hvis du accepterer mere end en betalingsmetode, kan du her angive, hvilken du foretrækker. Er det en check, bankoverførsel eller PayPal?
Desuden er det et perfekt sted at vise påskønnelse. Husk at være høflig og kan virkelig få dig til at betale hurtigere. Nogle undersøgelser hævder, at en simpel "tak" kan øge andelen af fakturaer, der betales hurtigt med mere end 5%. Analogt kunne det oversættes til masser af kontanter om året.
Selv om et sigt gebyr ikke er min foretrukne måde at anmode om on-time betaling, husk at her kan du også angive dette. For eksempel: "Rente på 5% pr. Måned derefter".
Din faktura er et skjult markedsføringsværktøj. Forestil dig, hvor stor det ville være, hvis du kunne få dit dokument til at skille sig ud blandt hundredvis af andre. Jeg bliver mere interesseret i at arbejde med kunder, der sender mig kreative fakturaer. En veldesignet faktura kan gøre dig til en fornøjelse.
For at komme i gang har vi oprettet 10 skabeloner for dig at downloade gratis, Husk at indsætte din egen branding og personliggøre ordlyden for en effektiv faktura.
Hvordan fakturerer du kunder? Hvilke tip vil du dele for at blive betalt til tiden? Lad os vide i kommentarerne.
Fakturaer venligt designet af Dimitar Stojanov.
Fremhævet billede / miniaturebillede, faktura billede via Shutterstock.